Universität Salzburg

Digitalisierung von Prüfungsordnungen

Über 18.000 Studierende und 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter studieren bzw. arbeiten in Salzburg. Viele davon täglich mit CAMPUSonline.

Die Lehramtsausbildung ist eine zentrale Komponente der Paris Lodron Universität Salzburg. Für die bundesweit vereinheitlichte Pädagoginnenausbildung in Österreich gibt es eine zentrale Prüfungsordnung. Das Team von indibit hat die Digitalisierung (Modellierung) und Pflege dieser sog. All-in-one-Prüfungsordnung für alle Bachelor- und Master-Studierenden mit jeweils 28 Unterrichtsfächern und Erweiterungsstudien übernommen.

Systembetreuung und Support

Das Team von indibit unterstützt die PLUS bei den technischen und fachlichen Rückfragen ihrer circa 2.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Aufgabenspektrum

• Digi­tale Abbil­dung von Prüfungsordnungen
• Prozessoptimierung
• System­be­treuung und Support

Die Lehr­amts­aus­bil­dung ist eine zentrale Kompo­nente der Paris-Lodron Univer­sität
Salz­burg. Für die bundes­weit verein­heit­lichte Lehrer/innenausbildung in Öster­reich gibt es eine zentrale Prüfungs­ord­nung. Mit allein über 3.000 Lehr­amts­stu­die­renden in Salz­burg war es nicht nur die Aufgabe eine digi­tale Abbil­dung für eine Univer­sität bereit­zu­stellen, sondern diese für den kompletten Verbund einsatz­fähig zu gestalten.

28 Beson­der­heiten in einer einzigen Abbildung 

Um die Anfor­de­rung von über 20 verschie­denen Unter­richts­fä­chern in eine einzige digi­tale Abbil­dung, der soge­nannten All-in-One Prüfungs­ord­nung, zu harmo­ni­sieren, kam die Paris Lodron Univer­sität Salz­burg auf uns zu. Da die Model­lie­rung von Prüfungs­ord­nungen Univer­si­täten regel­mäßig vor große Heraus­for­de­rungen stellt, lag es der Univer­sität Salz­burg am Herzen für dieses Projekt einen kompe­tenten Partner zu finden. Dadurch sollte wieder Spiel­raum für perso­nelle Flexi­bi­lität geschaffen werden, um auch weiterhin curri­cu­laren Entwick­lungen zeitnah umsetzen zu können.

Unserem Exper­ten­team mit lang­jäh­riger Erfah­rung bei der Digi­ta­li­sie­rung von Prüfungs­ord­nungen war es möglich, die Prüfungs­ord­nung inner­halb weniger Wochen fertig­zu­stellen. Durch die Ausla­ge­rung der Model­lie­rung war es möglich, sowohl auf die einzelnen Spezi­fi­ka­tionen der jewei­ligen Fach­be­reiche und Unter­richts­fä­chern einzu­gehen als auch das komplette Gerüst nicht aus dem Auge zu verlieren und einheit­lich in der digi­talen Abbil­dung zu verknüpfen. 

Den Mitar­bei­tern der Univer­sität Salz­burg war es dadurch möglich sich auf ihre Kern­auf­gaben zu fokus­sieren wie bspw. die Planung der Lehre, die fach­liche Betreuung sowie stra­te­gi­sche Weiter­ent­wick­lungen zu konzentrieren. 

Nach Beauf­tra­gung im August 2019 konnte der gesamte Verbund den Studie­renden einen reibungs­losen Über­gang zum Semes­ter­start in das Winter­se­mester 19/20 zu garantieren.

Nach der Modellierung ist vor dem Support

Mit der Model­lie­rung konnten kriti­sche Last­spitzen abge­fangen werden. Um eine ganz­sei­tige Unter­stüt­zung zu garan­tieren über­nahmen wir darüber hinaus sowohl die tech­ni­schen als auch die struk­tu­rellen 2nd- und 3rd Level Support-Anfragen für den Bereich Studium und Lehre.
Mit unserem ITIL4 zerti­fi­zierten Team haben wir inner­halb weniger Wochen eine Service-Schnitt­stelle zur Univer­sität auf Basis des dort bestehenden Inci­dent Manage­ment System geschaffen. Inzwi­schen sind wir als feste Größe im univer­si­tären Support nicht mehr wegzu­denken. Aufgrund unserer schnellen
Reak­ti­ons­zeit sowie einer hohe Erst­lö­sungs­rate profi­tieren sowohl die Mitar­beiter der Univer­sität bei tech­ni­schen und fach­li­chen Rück­fragen als auch die betref­fenden Studie­renden selbst.

Einheitliche Modellierung, einheitliche Prozesse

Neben einer einheit­li­chen digi­talen Abbil­dung der Prüfungs­ord­nung verbund­weit ist es ebenso wichtig, verbund­weite Prozesse als ein gesamt­heit­li­ches Problem zu betrachten. In diesem Zusam­men­hang unter­stützt das indibit-Team dem Cluster Mitte in der stra­te­gi­schen Ausge­stal­tung von Prozessen hinsicht­lich dem Austausch von Leis­tungs- und Prüfungs­daten der Studierenden.

Ergebnisse Zusammengefasst

Konzen­tra­tion auf die KernprozesseEinheit­liche Model­lie­rung für den kompletten HochschulverbundZeit­er­sparnis durch Ausla­ge­rung des 2nd- und 3rd Level Supportsschnelle Reak­ti­ons­zeit und hohe Erstlösungsrate