Services für Hoch­schulen – Probleme und Lösungen im Überblick

IT-Systeme können nur dann effi­zient betrieben werden, wenn jeder­zeit auf spezia­li­siertes Personal zurück­ge­griffen werden kann. Häufig wächst aber dieser wich­tige Perso­nal­stamm nicht in glei­chem Umfang wie die Viel­falt der neuen Curri­cula. Der Arbeits­markt für IT-Personal ist leer­ge­fegt und offene Stellen können nicht besetzt werden. Die verant­wort­li­chen System­be­treiber stehen häufig vor einem Dilemma, dass nicht selten mit Urlaubs­sperren und Über­stunden einher­geht. Das digi­tale Corona-Semester verstärkt diese Entwick­lung noch, da das kost­bare IT-Personal nun bspw. bei der Fern­lehre aushelfen muss. 

Während die IT-Service-Desks der deutsch­spra­chigen Univer­si­täts­re­chen­zen­tren häufig gut aufge­stellt sind und bspw. eine einheit­liche Anlauf­stelle und Prozesse nutzen steht der CM-Support vor ganz neuen Heraus­for­de­rungen. Prozesse können aufgrund hete­ro­gener Zustän­dig­keiten oftmals nur schwer stan­dar­di­siert werden. Inte­grierte Curri­cula führen zu inte­grierten Frage­stel­lungen deren Beant­wor­tung häufig von einer fach­li­chen Stelle zu anderen geschoben wird. Wenn dann auch noch unklar ist ob es sich um ein struk­tu­relles, tech­ni­sches oder orga­ni­sa­to­ri­sches Problem handelt ist das Service-Desaster unaus­weich­lich. Die Corona-Krise hat diese Proble­matik durch die voll­stän­dige Umstel­lung auf die digi­tale Lehre und damit auch auf den digi­talen Support weiter befeuert. Häufig entscheidet die Souve­rä­nität bzw. Hart­nä­ckig­keit der anfra­genden Nutzer über die Qualität und Geschwin­dig­keit der Problem­lö­sung. Inte­grierte Problem­stel­lungen erfor­dern inte­grierte Lösungs­stra­te­gien, bei denen wir Sie unterstützen.

Die Inte­gra­tion von Daten aus Fremd­sys­temen ist eine große tech­ni­sche Heraus­for­de­rung für Campus-Manage­ment-Systeme. Häufig ist es für den Projekt­er­folg notwendig im tempo­rären Paral­lel­be­trieb zu arbeiten und Fremd­sys­teme wie z. B. die alte Ressour­cen­ver­wal­tungs-Soft­ware gleich­zeitig zu nutzen. Dabei kann es vorkommen, dass die Auslauf­steue­rung dieser Systeme vernach­läs­sigt wird und daraus eine dauer­hafte Anbin­dung entsteht. Umso länger ein paral­leler Betrieb statt­findet, desto schwie­riger wird der gesteu­erte Auslauf des Altsys­tems. Durch die immer weiter stei­genden Risiken einer Rück­ab­wick­lung werden dann häufig Abstriche bei Daten­qua­lität und Daten­in­te­grität in Kauf genommen und der Dauer­be­trieb etabliert. Die daraus resul­tie­renden Effekte sind häufig in mehr­fa­cher Hinsicht von Nach­teil, da mehr Personal für den Paral­lel­be­trieb benö­tigt wird und darüber hinaus mehr Personal für die Kontrolle und manu­elle Anpas­sung der Schnitt­stellen einge­plant werden muss.

Häufig werden die Erwar­tungen an ein CM-System nicht voll­ständig erfüllt und der Katalog an Feature oder Change Requests wächst stetig. Nun ist es kein Geheimnis, dass die Hersteller der inte­grierten CM-Systeme nur endliche Ressourcen zur Verfü­gung haben und bei jedem größeren Change auch die Auswir­kungen auf alle anderen nutzenden Hoch­schulen berück­sich­tigen müssen. Dieses Dilemma führt häufig dazu, dass CM-Verant­wort­liche mit den uner­füllten Anfor­de­rungen der eigenen Univer­sität allein gelassen werden und sich der Kritik der Fach- und Verwal­tungs­ab­tei­lungen stellen müssen. Im Ergebnis kommt es dann nicht selten zu dezen­tralen Custo­mi­zing-Lösungen einzelner Spezia­listen die nur schwer wieder einzu­fangen sind. Dezen­trales Custo­mi­zing ist häufig nicht in ein zentrales Betriebs­kon­zept mit Doku­men­ta­tions- oder Vertre­ter­re­ge­lungen einge­bunden. Auch wenn die Zufrie­den­heit kurz­zeitig dadurch steigt, die Probleme offen­baren sich bei Absenz oder Weggang der Spezia­listen. Neue Updates der CM-Appli­ka­tion können dann schnell die Verwal­tung ganzer Teil­be­reiche Lahmlegen.